• 1. Pendahuluan
• 1.1 Tujuan Manual
• 1.2 Carta Alir Proses SPINE
• 2.1 Navigasi ke Halaman SPINE
• 2.2 Navigasi ke Halaman Penilaian
• 2.3 Tahap Kesihatan SPINE Organisasi
• 2.4 Glosari SPINE

1. Pendahuluan

Sistem Pengurusan Integriti dan Governans (SPINE) merupakan satu inisiatif baharu dalam usaha memartabatkan agenda integriti dan governans dalam kalangan sektor awam. Pelaksanaan SPINE didasarkan kepada dasar-dasar baharu kerajaan yang sedang dilaksanakan antaranya melalui Strategi Pembanterasan Rasuah Nasional (NACS) serta selaras dengan Artikel 5(2) Konvensyen Pertubuhan Bangsa-Bangsa Bersatu Menentang Rasuah (UNCAC) iaitu setiap negara anggota mesti berusaha untuk mewujudkan dan mempromosikan amalan yang berkesan bagi mencegah rasuah. UNCAC juga menetapkan rangka kerja komprehensif untuk mencegah rasuah, menggalakkan integriti dan meningkatkan kerjasama antarabangsa dalam memerangi rasuah.

SPINE berkonsepkan rawatan kepada ‘penyakit’ yang dihadapi oleh organisasi. Hanya bahagian yang ‘sakit’ dan ‘kritikal’ sahaja wajib menjalani rawatan mengikut modul yang bersesuaian. SPINE adalah satu sistem yang mementingkan etika dan integriti yang direka dengan teliti berasaskan standard terbaik berkaitan integriti dan governans.

1.1 Tujuan Manual

Tujuan Manual Latihan SPINE adalah untuk memberi penerangan dan gambaran yang lebih menyeluruh berpandukan tangkapan layar yang disediakan untuk mencapai objektif latihan dan penggunaan sistem.

1.2 Carta Alir Proses SPINE

Pelaksanaan SPINE akan mengambil masa di antara 4 - 6 bulan bergantung kepada beberapa perkara iaitu:
i. Penilaian Kendiri agensi
ii. Ketersediaan Penilai IIM
iii. Penambahbaikan oleh agensi
iv. Penilaian Lapangan

2.1 Navigasi ke Halaman SPINE

1. Masuk ke halaman SPINE menggunakan website: https://spine.iim.gov.my

Laman Utama Website SPINE

2. Butang yang terdapat di halaman utama adalah Laman Utama, Mengenai SPINE, Dashboard dan Log Masuk.

3. Untuk memulakan penilaian, sila turuti langkah-langkah berikut:
Klik pada Log Masuk dan klik pada PENGGUNA.

Kali pertama memasuki sistem SPINE, sila klik pada Daftar Akaun.

Isikan maklumat organisasi, maklumat pegawai yang boleh dihubungi, maklumat pegawai lain yang boleh dihubungi, disclaimer bahawa segala maklumat yang diberi adalah benar. Akhir sekali klik Daftar.

Anda akan mendapat pengesahan menyatakan pendaftaran anda telah berjaya. Di dalam pop-up akan tertera No. Pendaftaran, Kata Laluan Sementara dan Peringatan untuk mengisi dan menyelesaikan penilaian kendiri dalam masa dua (2) minggu.

Anda juga akan mendapat notifikasi yang sama di dalam emel yang anda daftarkan di dalam sistem SPINE.

Setelah pendaftaran berjaya, anda boleh kembali ke halaman sistem SPINE untuk langkah seterusnya. Masukkan Nombor Pendaftaran dan Kata Laluan Sementara.

Seterusnya anda akan diminta untuk menukar Kata Laluan yang baharu.

Setelah mengemaskini kata laluan, anda diminta untuk Log Masuk ke dalam sistem semula. Setelah memasuki sistem SPINE, profil organisasi akan dipaparkan. Anda boleh menukar Profil Organisasi anda dengan cara klik pada Menu di sebelah kiri dalam website SPINE anda.

Di sebelah kiri terdapat Butang Menu:
• Halaman Utama
• Glosari SPINE
• Tetapan Pengguna
• Kemaskini Profil Organisasi
• Kemaskini Kata Laluan

Anda juga boleh menukar/mengemaskini Kata Laluan dengan cara klik butang di Menu.

Untuk memulakan penilaian kendiri, klik Butang Halaman Utama dan mukasurat berikut akan dipaparkan. Anda boleh melihat paparan Status Terkini pendaftaran SPINE Organisasi anda. Seterusnya klik pada Mulakan Penilaian.

Paparan ini juga menunjukkan Status Terkini Penilaian SPINE Organisasi Anda. Terdapat 8 (LAPAN) status di dalam sistem SPINE iaitu:
     i.   Pendaftaran
     ii.   Penilaian Kendiri
     iii.   Semakan Urusetia
     iv.   Sesi Konsultansi
     v.   Kemaskini Penilaian
     vi.   Semakan Penilai
     vii.   Penilaian Lapangan
     viii.   Pensijilan

2.2 Navigasi Penilaian Kendiri

Berikut adalah langkah-langkah untuk Penilaian Kendiri. Setelah klik pada Mulakan Penilaian, paparan pertama adalah seperti di bawah:

Terdapat 7 elemen keseluruhan di dalam penilaian SPINE:

ELEMEN 1: STANDARD NILAI DAN INTEGRITI ORGANISASI
Organisasi perlu menetapkan nilai-nilai dan standard integriti yang jelas serta merangkumi aspek moral, etika, dan kejujuran yang diharapkan daripada semua individu dalam organisasi. Elemen ini merangkumi penetapan visi, misi dan matlamat sesebuah organisasi untuk membina kepercayaan dan reputasi yang positif. Ia juga merangkumi sesuatu perancangan strategik yang khusus bagi menetapkan halatuju organisasi termasuklah konteks sesebuah organisasi secara menyeluruh.

ELEMEN 2: PENGURUSAN RISIKO
Sistem pengurusan integriti dan governans (SPINE) merupakan instrumen untuk mengenal pasti, mengukur dan merawat risiko sekaligus dapat mengurangkan risiko pelanggaran integriti, governans dan antirasuah. Elemen ini melibatkan pengenalan kepada langkah-langkah pengawasan, pemantauan, dan penilaian risiko yang berkaitan dengan semua fungsi dan operasi organisasi.

ELEMEN 3: POLISI DAN PROSEDUR
Sistem Pengurusan Integriti dan Governans (SPINE) memerlukan pembangunan polisi dan prosedur yang spesifik bagi memastikan sistem ini dipatuhi dan dilaksanakan secara konsisten. Elemen ini termasuklah penentuan proses membuat keputusan, pengesahan, pelaporan salah laku integriti, penyiasatan dan penambahbaikan secara berterusan.

ELEMEN 4: ADUAN DAN SIASATAN
Organisasi perlu menyediakan saluran aduan yang selamat dan boleh dipercayai untuk individu bagi melaporkan sebarang bentuk pelanggaran integriti, governans dan antirasuah.

ELEMEN 5: PENGUATKUASAAN
Organisasi harus menjalankan mekanisme penguatkuasaan yang tegas untuk menegakkan standard integriti. Ini boleh melibatkan tindakan disiplin atau tindakan undang-undang terhadap individu yang melakukan salah laku integriti.

ELEMEN 6: LATIHAN DAN KESEDARAN
Organisasi perlu melaksanakan program latihan dan kesedaran bagi meningkatkan pemahaman mengenai integriti dalam menggalakkan pematuhan terhadap nilai-nilai dan standard yang ditetapkan. Latihan ini harus merangkumi pelbagai contoh kes-kes sebenar berkaitan konflik integriti dalaman dan luaran organisasi. Latihan ini memberikan panduan secara komprehensif tentang cara untuk mengatasinya.

ELEMEN 7: AUDIT DALAM
Elemen ini memainkan peranan paling penting bagi memastikan keberkesanan terhadap pelaksanaan inisiatif integriti, governans dan antirasuah dalam organisasi. Ia membantu mengukur prestasi, mengenal pasti kekuatan dan kelemahan serta memberikan ruang untuk penambahbaikan.

Setiap soalan hanya memerlukan anda untuk menjawab Ya atau Tidak dengan menklik butang jawapan berkaitan organisasi anda. Setiap elemen mempunyai bilangan soalan yang tidak sama.

Setiap muka Elemen 1 sehingga Elemen 7, garis masa untuk anda menghabiskan semua soalan penilaian kendiri dalam warna MERAH bersebelahan butang Log Out.

Anda mempunyai 3 (TIGA) pilihan: KEMBALI, SIMPAN atau SETERUSNYA.

Setelah anda menjawab semua soalan Penilaian Kendiri, anda mempunyai pilihan untuk KEMBALI atau HANTAR.

Jika anda berpuashati dengan jawapan yang anda berikan, sila klik HANTAR. Satu pop-up skrin akan memaparkan samada anda ingin menghantar permohonan anda.

Jika anda tidak menghabiskan kesemua soalan, paparan berikut akan keluar.

Jika anda berjaya menjawab kesemua elemen, paparan berikut akan dipaparkan. Anda akan mendapat pop-up meyatakan anda telah berjaya menghantar PENILAIAN dan tahap kesihatan SPINE anda akan diberitahu.

Anda boleh melihat skor anda dengan klik pada Lihat Skor.

Bila anda klik pada Lihat Skor, paparan berikut akan dipaparkan:

Anda juga akan menerima emel menyatakan Skor Penilaian SPINE Organisasi anda.

2.3 Tahap Kesihatan SPINE Organisasi

Anda boleh mencetak keputusan anda dengan klik pada Cetak Keputusan. Satu laporan akan diberi kepada anda seperti di bawah:

Peringkat seterusnya adalah sesi konsultansi bersama pegawai SPINE yang akan dimaklumkan kepada organisasi anda.

Maksud Skor Penilaian SPINE Organisasi anda adalah seperti berikut:

Unggul
Tahap yang ideal merujuk kepada keadaan kesejahteraan di mana organisasi telah menginstitusikan pembudayaan integriti dan governans pada kapasiti terbaik mereka.

Sihat
Tahap yang sihat secara amnya bermaksud organisasi dalam pembudayaan integriti dan governans yang optimum, bebas daripada salah laku serta kepincangan governans.

Sakit
Tahap yang sakit menggambarkan organisasi sedang mengalami masalah yang berkemungkinan berpunca daripada salah laku integriti dan/atau kepincangan governans.

Kritikal
Tahap kritikal merujuk kepada keadaan salah laku integriti dan/atau kepincangan governans organisasiyang sangat serius.

Halaman Utama akan menunjukkan anda telah Selesai Penilaian Kendiri. Penilaian anda sedang dalam semakan Urusetia untuk penetapan tarikh konsultasi.